Dans WooCommerce, un remboursement se fait en deux clics. En comptabilité, il doit annuler tout ou partie de la vente : ventes, TVA et éventuellement frais de port, sur les mêmes comptes que la facture d’origine.
Le principe : contrepasser la facture
L’avoir reproduit la structure de la facture avec le débit et le crédit inversés. Le compte client est crédité du montant remboursé ; les comptes de ventes, de port et de TVA sont débités. Si la vente avait été ventilée par catégorie de produit, le remboursement suit la même ventilation.
- Les ventes remboursées sont débitées sur le compte de la catégorie de chaque ligne.
- La TVA est débitée sur le compte du taux d’origine (ou du pays de destination en régime OSS).
- Un journal dédié (OD par défaut) distingue les avoirs des ventes.
- Une référence unique, du type AV-99-1042, permet de retrouver la facture d’origine.
Le remboursement partiel « montant seul »
Un geste commercial de 20,00 € saisi sans détail de lignes ne dit rien de la TVA. Le traiter comme du hors taxe ferait perdre la TVA. La bonne méthode consiste à le répartir au prorata de la composition de la facture d’origine : à 20 % de TVA, 20,00 € TTC donnent 16,67 € de vente et 3,33 € de TVA, avec les arrondis absorbés par la plus grosse vente pour retomber exactement sur le montant remboursé.
Date et période de l’avoir
L’avoir est daté du remboursement, pas de la commande. Un remboursement fait en mars sur une commande de janvier apparaît dans l’export de mars, sans ré-émettre la facture ni le règlement de janvier. Concrètement, un export porte sur des documents (factures, règlements, avoirs), chacun sélectionné à sa propre date et verrouillé séparément.
Ce qui reste à faire à la main
- Le décaissement : l’avoir crédite le compte client, qui reste créditeur jusqu’à la sortie de banque correspondante, à lettrer par votre comptable.
- La commission de passerelle : si Stripe ou PayPal vous rembourse une partie de la commission, elle n’est pas reprise sur l’avoir.
- L’ordre des périodes : un avoir n’est exporté qu’une fois la facture de sa commande exportée ; exportez les périodes dans l’ordre chronologique.
Dans Accounting Export for WooCommerce
Tous les remboursements WooCommerce deviennent des avoirs ventilés comme la facture (catégorie, taux de TVA, OSS). Une commande passée au statut « Remboursée » reste exportée même si ce statut n’est pas coché : sans cela, régénérer une période ferait disparaître la vente alors que son avoir subsiste.
