Exporter les écritures de sa boutique chaque mois, c’est une tâche simple que l’on oublie facilement. L’export automatique la supprime : le fichier du mois précédent arrive dans la boîte mail de votre choix, prêt à être transmis à votre comptable.
Le principe
Le 1er de chaque mois, Accounting Export for WooCommerce génère en arrière-plan l’export du mois précédent et l’envoie en pièce jointe, sous le même nom et avec la même extension qu’un téléchargement depuis l’historique. Les documents déjà exportés sont exclus : chaque écriture n’est envoyée qu’une fois.
L’export mensuel automatique fait partie de la version Premium (licence active ou essai de 14 jours). Sans licence, la case d’activation est désactivée et aucun export n’est planifié.
Les réglages à connaître
Dans l’onglet « Statuts & Automatisation » des réglages :
- Activer l’envoi automatique : désactivé par défaut.
- Courriel destinataire : par défaut, l’adresse d’administration du site ; une adresse invalide retombe sur celle-ci.
- Format d’export automatique : le FEC par défaut, ou l’un des autres formats disponibles avec la version Premium.
Ce qui se passe, et ce qui ne se passe pas
- Si la période ne contient aucune écriture, aucun e-mail n’est envoyé : ce n’est pas une erreur.
- Les commandes ignorées, les règlements non exportés et les documents en devise étrangère sont mentionnés dans l’e-mail.
- L’export apparaît dans l’historique avec l’origine « Automatique ».
- En cas d’échec, un e-mail d’alerte est envoyé au destinataire : relancez alors l’export manuellement.
Boutique peu visitée : attention à WP-Cron
Les tâches planifiées de WordPress sont déclenchées par les visites. Sur une boutique peu fréquentée, l’export peut donc partir avec du retard. Si c’est votre cas, configurez un cron système qui appelle wp-cron.php à intervalle régulier, par exemple toutes les 15 minutes.
Une routine mensuelle sans effort
- Le 1er du mois, le fichier arrive par e-mail.
- Vous le transmettez à votre comptable, ou il le reçoit directement s’il est destinataire.
- En cas de doute, le journal du plugin (WooCommerce → Statut → Journaux) retrace le lancement, la fin ou l’échec de l’export.
Le détail du fonctionnement est dans la page Export automatique mensuel de la documentation.
